چگونه Kanban، افزونه‌ای شبیه به ترلو را در وردپرس اضافه کنیم؟ بیشتر با پرشین تولز

ممکن است این محدودیت ناچیز به‌نظر برسد، اما دلیل خوبی برای آن وجود دارد. توسعه‌دهندگان اغلب ترجیح می‌دهند به‌جای این‌که وقت خود را صرف بررسی کار دیگران کنند، کد جدید بنویسند. محدودیت در انجام کارها، تیم را تشویق می‌کند دقت نظر ویژه‌ای به انجام کارها داشته باشند و قبل از ارائه گزارش نهایی خود (Code Review)، یک‌بار دیگر کارها را مرور کنند. طبق تعریف کانبان بلاگ، کانبان یک تکنیک برای مدیریت یک پروسه توسعه نرم افزاری با استفاده از روشی با اثربخشی بالاست. زیربنای روش کانبان، سیستم تولید همزمان (just-in-time) کمپانی تویوتا است. هرچند که توسعه نرم افزار یک فعالیت خلاقانه و مبتکرانه اسست و با تولید انبوه اتومبیل تفاوت‌های بنیادی دارد، اما با این حال مکانیزم پایه برای مدیریت خط تولید، می‌تواند بر روی آن پیاده سازی شود.

مراحل معمول شامل «انجام نشده»، «در حال اجرا» و «انجام شده» هستند، اما مراحل خاص ممکن است بسته به ماهیت کار تغییر کنند. با شناسایی و حذف گلوگاه‌ها، تیم‌ها می‌توانند جابجایی وظایف را بهینه‌سازی کنند، که به تحویل سریع‌تر و قابل پیش‌بینی‌تر منجر می‌شود. این اقدام جلوی احساس فشار و شلوغی به تیم‌ها را می‌گیرد و اطمینان حاصل می‌شود که هر کار از توجه مستقلی برخوردار باشد که به جریان کاری بی‌مشکل منجر می‌شود. زمان چرخه زمانی شروع می‌شود که یک کار جدید وارد مرحله در حال انجام گردش کار می‌شود و یک فرد یا تیم، کار کردن بر روی آن کار را شروع می‌کند. اولین بار شرکت تویوتا این واژه را وارد فضای مدیریت کرد تا برای انجام بهتر کارها و مدیریت پروژه از این سیستم برنامه ریزی استفاده کند. در حالی که کانبان بر جریان کار و انعطاف‌پذیری تمرکز دارد، اسکرام بیشتر بر برنامه‌ریزی دوره‌ای و تحویل محصول در پایان هر اسپرینت تمرکز دارد.

رهبری در تمامی سطوح سازمان باعث می‌شود بتوان از خرد روزمره مردم استفاده کرد و راهکارهایی را در پیش گرفت که منجر به بهبود امور می‌شود. ادغام کردن فرایندهای از پیش تثبیت شده با ساز و کارهای شرکت به شکلی غیر مخرب، دنبال کردن تغییرات تدریجی و بهبود مداوم. ما در این مقاله به شما نحوه مدیریت پروژه‌ها را به وسیله کانبان آموزش می‌دهیم، ابزاری که یک محیط مدیریت پروژه شبیه آنچه در ترلو دیده‌اید برای شما ایجاد خواهد کرد. زمان سررسید از لحظه ای که یک کار جدید در ستون اول برد کانبان قرار می گیرد، شروع می شود و با وارد شدن کار به ستون آخر و خروج آن از سیستم، به پایان می رسد. زمان چرخه زمانی شروع می شود که یک کار جدید وارد مرحله در حال انجام گردش کار می شود و یک فرد یا تیم، کار کردن بر روی آن کار را شروع می کند.

در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی جهت دریافت گواهینامه ایزو معتبر می‌توانید از خدمات مشاوره رایگان مجموعه EIQM CET از طریق تماس با ما بهره ببرید. اولین نکته‌ای که برای دریافت گواهینامه انواع استانداردها باید به آن توجه داشته باشید این است که گواهینامه‌ای معتبر است که از مراجع صدور تحت اعتبار IAF  یا ASCB  صادر شود. پیش از عقد قرارداد و دریافت گواهینامه حتما بررسی کنید که نام مرجع صدور در لیست منتشر شده در سایت نهادهای نام‌برده قابل مشاهده باشد؛ در غیر این صورت گواهی فاقد اعتبار خواهد بود. هدف ما در شتابدهنده تریگ آپ کمک به ایجاد و رشد استارتاپ‌های پایدار و قابل رقابت در بازارهای داخلی و خارجی است. این سیستم پویا و انعطاف‌پذیر، ابزار مناسبی برای موفقیت و پیشرفت پایدار سازمان‌ها در عصر حاضر است.

بعد از اتمام رویه توسعه، لازم است رویکردی سرویس-محور در پیش گرفته شود و مدام به بازبینی خدمات بپردازید تا فرهنگ خدمت‌رسانی به مشتری شکل بگیرد. از طریق بازبینی مداوم شبکه سرویس‌ها و سنجش قوانین کار پیاده‌سازی شده، کانبان شما را به بهبود همیشگی خروجی ترغیب می‌کند. در این بخش اعضای تیم قادرند وظیفه در حال انجام را برای پیگیری زمان لازم برای انجام آن به ستون Doing منتقل کرده و بعد از اتمام کار به ستون Done منتقل کنند. اکثر تیم‌ها از ورژن پیچیده تری از بورد کانبان برای نشان دادن جریان کاریشان استفاده می‌کنند. به همین دلیل، تابلوی اعلانات کانبان تنها منبع معتبری است که اعضا تیم به آن دسترسی دارند.

این که کدام روش را اجرا می‌کنید، به ماهیت فرآیند شما بستگی دارد؛ اما به طور کلی می‌توان گفت که کانبان یک رویکرد مناسب ارائه می‌دهد، در حالی که اسکرام بر قوانین از پیش تعیین شده متکی است. یکی دیگر از مشخصه‌های اصلی تمایز بین این دو، طرز فکر و سیستم‌های اعتقادی بنیانگذار اسکرام و کانبان است. یکی دیگر از مشخصه‌های اصلی تمایز بین این دو، طرز فکر و سیستم‌های اعتقادی بنیانگذار اسکرام و کانبان است. کانبان راه‌های متعددی را پیش پای مدیران پروژه می‌گذارد تا بر پروژه نظارت کنند و درک درست و آگاهانه ای از توزیع کار داشته باشند. به این ترتیب کارهایی که زمان زمان زیادی را به خود اختصاص داده‌اند، به راحتی شناسایی می‌شوند.

درواقع اگر هیچ محدودیتی (زمان، نیروی انسانی، منابع و…) برای کار وجود نداشته باشد، نیازی نیست از روش کانبان استفاده کنید! قبل از شروع، لازم است کمینه و بیشینه کارهای (تعداد کارت ها) موجود در هر ستون را تعیین کنید. تغییر تمرکز یک تیم در نیمه راه به فرآیند آسیب می زند، و چندوظیفگی، یک مسیر مطمئن برای تولید ضایعات و ناکارآمدی است. روش کانبان از سیستم تولید شرکت تویوتا و تولید ناب الهام گرفته شده است. در سال ۱۹۴۰ تویوتا پروسه مهندسی خود را با مدلسازی آن بر اساس چگونگی عملکرد قفسه های سوپرمارکت ها بهبود بخشید. مهندس تایچی اوهنو (Taiichi Ohno) متوجه این نکته شد که سوپرمارکت ها تنها به اندازه ای محصول ذخیره میکنند که پاسخگوی تقاضای مشتری باشد، که موجب بهینه سازی جریان میان سوپرمارکت و مشتری میشود.

مدیریت پروژه چابک (Agile) مجموعه‌ای از اصول و شیوه‌هایی را در بر می‌گیرد که انعطاف‌پذیری، همکاری و توسعه را در اولویت قرار می‌دهند. Kanban (در زبان ژاپنی Kan به معنای کارت و Ban به معنای سیگنال است.) یک متدولوژی چابک است که بر تجسم کار، بهینه‌سازی جریان و ارتقای بهبودهای تدریجی تمرکز دارد. ‌کانبان، چارچوب مصور و محبوبی است که برای توسعه نرم‌افزار‌ها بر مبنای فرهنگ دوآپس و چابک استفاده می‌شود. در متدولوژی فوق، آیتم‌های کاری به‌صورت بصری روی تابلو کانبان(Kanban Board) نشان داده می‌شوند و به اعضا تیم اجازه می‌دهد هر لحظه شاهد پیشرفت بخش‌های مختلف یک پروژه باشند. در واقع کانبان یک سیستم گردش اطلاعات است که روند گردش کارها را به‌خوبی ترسیم کرده و نشان می‌دهد یک پروژه و بخش‌های مرتبط با آن در چه وضعیتی قرار دارند.

امروزه، می‌توانید از یک بورد کانبان فیزیکی استفاده کنید یا فرآیندها را به‌صورت آنلاین مدیریت کنید. استفاده از بورد کانبان آنلاین راه‌حل بسیار ساده‌تری برای تیم‌های از راه دور یا مجازی است و امکان مدیریت مؤثرتر وظایف را فراهم می‌کند. روش کانبان، که از اصول ساده و در عین حال قدرتمندی پیروی می‌کند، به شما کمک می‌کند تا با بهبود ساختار کارها، به افزایش سرعت تیمی و بهره‌وری بیشتر دست یابید. با استفاده از کانبان، می‌توانید جریان کاری خود را بهینه‌سازی کنید، اولویت‌ها را به‌درستی تنظیم کنید و به‌طور هوشمندانه‌تری به اهداف خود برسید. کانبان روش‌های گوناگونی برای پایش و اطلاعات مربوط به توزیع کارها در اختیار مدیر پروژه و مدیر محصول می‌گذارد.

بنابراین اگر ۳ وظیفه جدید اضافه کرده‌اید در ستون عدد ۳ را وارد کنید و تا زمانی که یکی از وظایف به ستون بعدی منتقل نشود کسی قادر به اضافه کردن وظیفه جدید نیست. در مورد تیم‌های کانبان، هر آیتم کاری به‌عنوان یک کارت جداگانه روی تابلو نمایش داده می‌شود. محدود کردن کار در حال انجام به معنای محدود کردن تعداد وظایفی است که تیم شما می تواند به طور همزمان روی آنها کار کند تا از بارگذاری بیش از حد یا تاخیر در تحویل پروژه جلوگیری شود. کارت های کانبان نشان دهنده کارها و وظایف مختلف است که به مرور زمان در تابلوی کانبان حرکت می کنند و به ستون بعدی منتقل می شوند. شناسایی و تعریف مراحل جریان کار بر تخته کانبان برای حفظ وضوح حیاتی است.

این مرحله‌ای است که پیگیری تمام شده و پروژه پایان‌یافته تلقی می‌شود. تحویل مداوم یا مستمر (CD)، شیوه‌ای است که مشتریان یا کاربران دائما در جریان پیشرفت یک محصول قرار می‌گیرند. به بیان دقیق‌تر، نسخه‌های مختلفی از یک محصول به آن‌ها نشان داده می‌شود. ادغام پیوسته (CI)، به شیوه ساخت خودکار و آزمایش کدها به‌شکل تدریجی در طول زمان اشاره دارد. مهم‌ترین تفاوت بین کانبان و اسکرام این است که اولی یک روش است، در حالی که دومی یک چارچوب است. کانبان یک مدل تحویل مستمر ایجاد می‌کند، در حالی که اسکرام کار را در اسپرینت‌ها سازماندهی می‌کند.

مدیریت وابستگی‌ها باعث می‌شود هم دانش بیشتری راجع به جریان کارها و هم ایده‌هایی برای بهبود به دست آورید. از سمت دیگر، اجازه می‌دهد شفافیت کامل در فرایند مدیریت استراتژیک شکل بگیرد و ارتباط میان تیم‌ها تحکیم شود. زمانی که برد کانبان را می‌سازید و شروع به افزودن موارد مختلف به آن می‌کنید، می‌توانید فرایند را به شکلی عمیق‌تر و با استفاده از معیارهای درست جریان کار درک کنید. تحلیل مدت‌زمانی که وظایف در جریان کاری به خود می‌دهند (زمان چرخه) اجازه می‌دهد به‌خوبی پیش‌بینی کنید که در آینده چه میزان کار باقی مانده است. درک ثبات نرخ ارائه شما (توان عملیاتی) باعث می‌شود پیش‌بینی‌هایی دقیق‌تر داشته باشید و تصمیمات هم براساس داده‌های پیشین اتخاذ می‌شوند. روش کانبان (Kanban) نشان می‌دهد که یک محصول باید در چه زمانی و به چه میزان یا تعدادی تولید شود.

برخلاف روش‌های چابکِ دیگر مانند اسکرام که ساختار دقیقی دارند، کانبان به اندازه کافی انعطاف‌پذیر است تا با شیوه‌های کاری فعلی تیم شما سازگار شود. اگر تیم بزرگی دارید، استفاده از کانبان ممکن است دشوار باشد، چرا که هر عضو تیم نیاز به تعامل و هماهنگی مستمر با دیگران دارد. به‌ویژه اگر تعداد زیادی کارت در حال حرکت باشند، ممکن است مدیریت و پیگیری دقیق‌تر هر کار مشکل شود. کانبان این آزادی عمل را در اختیار شما می‌گذارد که روش‌شناسی‌اش را روی جریان‌های کاری، سیستم‌ها و فرایندهای کنونی خود سوار کنید و در عین حال خللی در کارکردهای قبلی به وجود نیاید. در این روش درک می‌شود که فرایندها، سمت‌های شغلی و عناوین، برای خود ارزشمند بوده و معمولا می‌ارزد که دچار تغییر نشوند.

در حقیقت در آغاز قرن بیست‌ویکم، بازیگران اصلی صنعت نرم‌افزار به‌ سرعت متوجه کارایی روش کانبان برای ارائه بهتر محصولات و خدمات خود شدند. مزایای این روش در ابتدا در صنعت خودروسازی خود را نشان داد و بعدها در سایر بخش‌های تجاری پیچیده مانند فناوری اطلاعات، توسعه نرم‌افزار و تحقیق و توسعه به کار رفت. کانبان به تیم‌ها کمک می‌کند تا با اندازه گیری جریان و ایجاد شفافیت کاری، اثربخشی خودشان را افزایش دهند. تیم‌ها توجه چشم‌گیری نسبت به کارهای مشخصی از سیستم دارند؛ کارهایی که دقیقاً همین الان انجام می‌دهند که به Work in Process یا WIP معروف است. هر چه قدر تعداد کارها در WIP بیشتر باشد سرعت انجام آن‌ها نیز کاهش پیدا می‌کند. این می‌تواند نمایانگر این مطلب باشد که تیم همکاری خوبی بر روی کارها ندارد و یا هر نفر مجبور است چندین کار را همزمان با هم انجام دهد.

کانبان یکی از محبوب‌ترین شیوه‌های توسعه نرم‌افزار است که امروزه مورد قبول تیم‌های چابک است. کانبان، امتیازات بیشتری را برای برنامه‌ریزی کاری و توان عملیاتی تیم در هر اندازه‌ای ارائه می‌دهد. زمانی که تویوتا از همین سیستم در کارخانه خود استفاده کرد، هدف این بود که سطح موجودی خود را با مصرف مواد اولیه هماهنگ کند. برای برقراری ارتباط بین موجودی، تقاضا و تولید، کارگران یک کارت یا کانبان را بین تیم ها به اشتراک می گذاشتند. هنگامی که یک سطل از مواد مورد استفاده در خط تولید خالی می شد، یک کانبان به انبار ارسال می شد که در آن مواد مورد نیاز، مقدار دقیق این مواد و غیره شرح داده شده بود. تامین کننده هم یک سطل از مواد اولیه موردنیاز خط تولید را در صف انتظار نگه می داشت تا به انبار ارسال کند.

همان طور که گفتیم زیر بنای اصلی تکنیک کانبان سیستم چگونگی تولید تویوتا است. اگر چه توسعه نرم افزار نسبت به تولید انبوه اتومبیل یک فعالیت نوین و مبتکرانه‌تر و متفاوت‌تر می‌باشد، اما قابلیت استفاده از مکانیزم پایه را برای مدیریت انواع خط تولید را دارد. روش  کانبان (Kanban)  می‌تواند مقدار کاری را که در حال انجام شدن است را با توجه به ظرفیت گروه تطبیق دهد و شرایط را برای افزایش تولید، شفاف‌سازی و میزان انعطاف فراهم کند. در حقیقت در جواب سؤال کانبان چیست می‌توان گفت کانبان یک ترفند برای مدیریت درست یک پروسه توسعه و رشد نرم افزاری به واسطه تکنیکی با تأثیرگذاری بسیار بالا است. برای تیم‌ها و شرکت‌هایی که می‌خواهند چابک‌تر ظاهر شوند، پیاده‌سازی «چرخه‌های بازخورد» (Feedback Loops) یکی از ضروری‌ترین گام‌هاست.

محدود کردن کارهای در جریان (Works in Progress یا WIP) به معنای پیاده‌سازی یک سیستم کششی روی بخش‌هایی از جریان کاری، یا تمام آن است. تعیین کردن تعداد محدودی از موارد در هر مرحله از توسعه باعث اطمینان از این می‌شود که یک کارت تنها زمانی به گام بعد انتقال می‌یابد که ظرفیت لازم در دسترس باشد. چنین محدودیت‌هایی به سرعت مشکلات موجود در جریان کاری شما را نمایان می‌کنند تا قادر به شناسایی و برطرف کردن آن‌ها باشید. علاوه بر این، هم‌پوشانی مجموعه‌ مهارت‌ها می‌تواند زمان‌ تکمیل وظایف را کوتاه‌تر کند. اگر تنها یک نفر مجموعه مهارت‌ها را در اختیار داشته باشد، آن فرد به گلوگاهی در جریان انجام کار‌ها تبدیل می‌شود.

در اصل این ابزار شامل یک تخته فیزیکی با قابلیت آهن‌ربا، جیپ‌های از جنس پلاستیک و یا برگه‌هایی برای چسباندن روی تخته می‌شود. البته در چند سال اخیر نرم افزارهای مدیریت پروژه مختلفی این تخته را به شکل آنلاین نشان داده‌اند. کانبان یک ابزار قدرتمند برای مدیریت فرآیندها و پروژه‌ها است که در صنایع مختلف از جمله فناوری اطلاعات، تولید، خدمات و بسیاری دیگر به کار گرفته می‌شود. این سیستم با افزایش بهره‌وری، کاهش هدررفت منابع، و بهبود شفافیت و ارتباطات در تیم‌ها و سازمان‌ها به بهبود عملکرد و کیفیت کار کمک می‌کند. کانبان (Kanban) یک سیستم مدیریت بصری برای کنترل فرآیندهای کاری است که به‌ویژه در مدیریت پروژه‌ها و تولیدات صنعتی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

این سیستم با تمرکز بر شناسایی و برطرف‌سازی اتلاف‌ها و هدررفت‌ها، بهره‌وری را افزایش می‌دهد. عمل کردن به اصول کانبان از جمله تجسم گردش کار، تعیین محدودیت‌های WIP، مدیریت جریان، اطمینان از سیاست‌های صریح و بهبود مستمر، باعث می شود روند کار فراتر از تصورات شما بهبود یابد. به یاد داشته باشید که حلقه‌های بازخورد منظم را سازماندهی کنید، و همه این قطعات در کنار هم قدرت واقعی کانبان را آشکار خواهند کرد. در اسکرام بازه‌های زمانی مشخصی در نظر گرفته می شود و کارهایی که در این بازه باید انجام شوند، از قبل تعریف می شوند. اما در کانبان برای هر کار، زمان آغاز و پایان تعریف می شود و به محض این که عضو تیم، کار موردنظر را به ستون انجام شده منتقل کند، می‌توان از این ظرفیت آزاد برای شروع کار دیگری استفاده کرد.

به کانبان سیستم عصبی تولیدناب می گویند زیرا تولید راهمانطور که اعصاب و مغز بدن ما را مدیریت می کند اداره می کند. تولید صرفا در شرایطی اتفاق میافتد که مشتریان نهایی آن را درخواست کنند. اجرای این سیستم ها بدون شناخت مبانی نظری و فلسفی آنها امکان پذیرنیست. این تخته‌ها شامل ستون‌ها و سطرهایی برای طبقه‌بندی کارت‌ها و فعالیت‌ها بر اساس وضعیت پیشرفت هستند. کاربردهای این تخته‌ها عبارتند از برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و پیگیری وضعیت روزانه وظایف و فعالیت‌های پروژه یا فرایندهای تولیدی.

تخته معمولا از ستون‌هایی تشکیل می‌شود که مراحل مختلف گردش کار را نشان می‌دهند و کارت‌ها یا یادداشت‌های چسبنده که وظایف یا موارد کاری را نشان می‌دهند. تجسم تیم‌ها را قادر می‌سازد تا درک روشنی از فرآیند کار به دست آورند، گلوگاه‌ها را شناسایی کنند و پیشرفت را دنبال کنند. تخته کانبان با نمایش بصری وظایف و پروژه‌ها، به تیم‌ها امکان می‌دهد تا وضعیت کارهای جاری را به راحتی درک کنند. برای تیم ها و شرکت هایی که می خواهند چابک تر باشند، اجرای حلقه‌های بازخورد یک مرحله مفید و حتی ضروری است. آنها اطمینان حاصل می‌کنند که سازمان ها به‌اندازه کافی به تغییرات بالقوه پاسخ می‌دهند و امکان انتقال دانش بین ذینفعان را فراهم می‌کنند.

کانبان با اندازه‌گیری مدت زمان حضور هر آیتم در هر ستون، به تیم‌ها کمک می‌کند تا در سریع‌ترین زمان ممکن ارزش‌شان را تحویل مشتری دهند. تیم‌ها با استفاده از این داده‌ها می‌توانند راه‌های بهتری برای همکاری پیدا کنند. تابلوی کانبان اولیه شامل جریان‌ کار سه مرحله‌ای، شامل کارهایی که باید انجام شوند (To Do)، کارهای در حال انجام (IN Progress) و کارهای انجام‌شده (Done) است. با این حال، بسته به اندازه، ساختار و اهداف یک تیم، جریان کار را می‌توان بر اساس فرایند منحصربه‌فرد هر تیم، آماده کرد. کانبان، نه تنها یک سیستم مدیریت پروژه، بلکه یک رویکرد بهینه‌سازی جریان کار نیز محسوب می‌شود.

کانبان با قابلیت ادغام شدن با جریان فعلی کارها اجازه می‌دهد به‌شکل دقیقی نقش‌ها و مسئولیت‌ها را میزان اعضا تیم تقسیم کنید. همین مسئله باعث شده تا امکان استفاده از متدولوژی فوق به غیر از صنعت فناوری اطلاعات، در حوزه‌های دیگر وجود داشته باشد. به‌طور مثال، یک مدیر تیم محتوا می‌تواند از کانبان به‌عنوان ابزاری برای هدایت بهتر اعضا تیم استفاده کند. به‌طور معمول، مدیران پروژه از کانبان برای پروژه‌هایی استفاده می‌کنند که همواره احتمال بروز موقعیت‌های غیرقابل پیش‌بینی در آن‌ها وجود دارد. تویوتا از همین سیستم در بخش‌های تولیدی کارخانه خود استفاده کرد تا مطمئن شود میزان مواد موجود در انبار با نیاز واقعی تناسب دارد.

با گذشت زمان، اصول کانبان به دیگر صنایع از جمله فناوری اطلاعات، خدمات مالی، بهداشت و درمان و حتی بخش‌های دولتی منتقل شد. کانبان در دهه 1940 توسط مهندسین شرکت تویوتا به‌عنوان روشی برای بهبود تولید و مدیریت زنجیره تأمین معرفی شد. این سیستم به تویوتا کمک کرد تا فرآیندهای تولید را بهبود بخشیده و زمان تولید را به‌صورت قابل‌توجهی کاهش دهد. کانبان بخشی از سیستم تولید تویوتا (TPS) بود که بعدها به عنوان الگویی برای بسیاری از صنایع دیگر مورد استفاده قرار گرفت. از آنجا که تمامی کارها نمایش داده می‌شود، تیم‌ها به راحتی می‌توانند عملکردشان را اندازه‌گیری و فرایند کاری خود را بهینه کنند.

آنچه ما اکنون به عنوان روش کانبان می شناسیم، در ابتدای سال 2007 پدیدار شد. ثبت نام در سایت رویال مایند رایگان است و کمتر از ۳۰ ثانیه زمان می برد. شما می توانید جهت مشاهده همه دوره های مدرسه هم آموز بر روی ” دوره های مدیریت پروژه ” کلیک کنید و با این دوره ها آشناشوید. بعد، در زیر برگه Statuses، می‌توانید بخش‌های عنوان ستون، رنگ، WIP و بایگانی خودکار را شخصی‌سازی کنید. اگر کمی به سمت پایین پیمایش کنید، متوجه بخش ایجاد کاربر جدید خواهید شد.

یکی از معایب اصلی کانبان این است که برای عملکرد بهینه، نیاز به نظارت و به‌روزرسانی مداوم دارد. باید به‌طور مرتب وضعیت کارت‌ها را بررسی کرده و آنها را به‌روز کنید تا سیستم کارایی داشته باشد. در صورتی که این کار به‌درستی انجام نشود، ممکن است وضعیت وظایف به هم بریزد و از مدیریت صحیح زمان جلوگیری کند. کارهایی که به اتمام رسیده‌اند را به ستون “انجام شده” منتقل کنید و برای هفته یا روز بعد برنامه‌ریزی کنید. این کار به شما کمک می‌کند که همیشه از پیشرفت خود آگاه باشید و با ذهنی آرام‌تر به وظایف بعدی بپردازید. این کار باعث می‌شود وظایف مهم‌تر را زودتر انجام دهید و روی آن‌ها تمرکز بیشتری داشته باشید.

پس اگر به دنبال راهی هستید تا تیم‌تان با کارآمدی و هماهنگی بیشتری پیش برود، کانبان می‌تواند پاسخی مؤثر و کاربردی باشد. به صورت معمول تمام بردهای کانبان با ستونی به نام «تراکم کار» (Backlog) یا بک‌لاگ آغاز می‌شوند. این همان جایی است که تمام کارها و ایده‌های آتی خود را در آن قرار می‌دهید. سپس نوبت به ستون «درخواستی» (Reuqested) یا «آماده شروع» (Ready to Start) می‌رسد که نقطه ورود موارد مختلف به جریان کاری شما به حساب می‌آید. تمام وظایف کانبانی که تیم متعهد به رسیدگی به آن‌ها شده، بسته به اولویت خود از اینجا آغاز می‌شوند.

اگر می خواهید از این روش بیشترین بهره را ببرید، باید به جزئیات توجه کنید و با اصطلاحات و مفاهیم پایه کانبان آشنا شوید. در ادامه لیستی از اصطلاحات تخصصی کانبان را ذکر می‌کنیم که برای شروع کار به شما کمک می‌کند. برای برقراری ارتباط بین موجودی، تقاضا و تولید، کارگران یک کارت یا کانبان را بین تیم ها به اشتراک می‌گذاشتند. هنگامی که یک سطل از مواد مورد استفاده در خط تولید خالی می شد، یک کانبان به انبار ارسال می‌شد که در آن مواد مورد نیاز، مقدار دقیق این مواد و غیره شرح داده شده بود. مدیریت جریان کار در کانبان به معنای بهینه‌سازی حرکت وظایف از مرحله شروع تا مرحله پایان است.

تابلوی کانبان یکی از اجزای کلیدی این روش و جایی است که شما تمام کارها را به تصویر می‌کشید. تابلوی کانبان می‌تواند فیزیکی باشد و یا به صورت دیجیتالی در نرم افزارهای مخصوص این کار ایجاد شده باشد. به‌عنوان مثال، یک شرکت IT می‌تواند با بکارگیری کانبان، فرایند توسعه نرم‌افزار خود را بهبود دهد. از این طریق زمان تحویل پروژه‌ها کاهش و کیفیت محصولات افزایش می‌یابد. به نظر می رسد کانبان راه ساده ای برای بهبود فرآیندهای کاری شما باشد، اما این روش در واقع چیزی بیش از تجسم کار شما است.